Projekt e-work: Gruppe 2

Kommunikation der Gruppenteilnehmer während des Projektes

Nachdem wir uns nach dem Kick Off Meeting in Karlsruhe in unsere Gruppen aufgeteilt hatten, besprachen wir als unser weiteres Vorgehen. Als erstes wurde ein Brainstorming durchgeführt, indem jeder seine Ideen und Vorschläge zu den einzelnen Anforderungen vortrug. Wir definierten, den in der Abbildung 1: „Meilensteine“ dargestellten Zeitplan (dieser wurde noch um den Zeitraum nach der Endpräsentation nachträglich erweitert) und definierten Meilensteine.

Abbildung 1: Meilensteine

A: Kick Off Meeting mit der ETH
B: Einarbeitung in das Themengebiet und Durchführung der Literaturrecherche
C: Definition und Aufteilung der Themengebiete und der technischen Aufgaben
D: Bis zur Zwischenpräsentation: tiefere Einarbeitung in die Themenblöcke, so dass die Literaturrecherche abgeschlossen ist
E: Zwischenpräsentation
F: Fertigstellung aller Texte, Hochladen auf die Website
G: Präsentation
H: Fehleranalyse, kritische Hinterfragung des Konzeptes und der geleisteten Arbeit, Neueinteilung der Gruppen, Neukonzeption der Themenschwerpunkte, neue Zielvorgaben
I: Fehlerbehebung abgeschlossen, Neuausrichtung des Projektes abgeschlossen, Abgabe des Projektes

Zum Zeitpunkt C veranstalteten wir unserer erste Videokonferenz. Nachdem wir den thematischen Bereich abgeschlossen hatten, wurde verabredet, möglichst jede Woche eine Videokonferenz abzuhalten. Wir teilten die Themen so ein, dass jede Person ein Thema, bzw. einen Aufgabenbereich übernahm.

Während der Videokonferenzen wurden dann die Fragen und Probleme, auf die die betreffende Person in den letzten Tagen gestoßen war, besprochen.

Darüber hinaus kommunizierten wir gerade zum (vorläufigen) Ende des Projektes hin, hauptsächlich per Email, um Texte zu korrigieren und schnell, aber tageszeitunabhängig Meinungen über die geleistete Arbeit einzufangen.

Anfangs haben wir über Teamspace Unterlagen, die wir im Netz gefunden hatten, hochgeladen, aber es stellte sich relativ schnell heraus, dass die wirklich relevanten Texte in Büchern standen. Aus diesem Grund benutzten wir Teamspace bis Anfang Januar eher sporadisch. Im Januar allerdings luden gelegentlich nsere Texte hoch, aber die Gruppenteilnehmer empfanden es als umständlich, die geschriebenen Texte erst in Teamspace zu stellen, da per Email die Texte ebenso leicht verschickt werden konnten.

Auf einen Projektleiter hatten wir verzichtet, weil wir das Gefühl hatten, dass das Projekt auch ohne Projektleiter sehr gut vorankam. Des Weiteren kristallisierten sich erst sehr spät die einzelnen Rollen innerhalb der Gruppe heraus.

Bewertung der Kommunikation untereinander (vor der Endpräsentation)

Unsere Kommunikation untereinander funktioniert zu fast jedem Zeitpunkt sehr reibungslos und unkompliziert. Wir standen im regelmäßigen Kontakt miteinander und die aufgestellten Ziele wurden meistens mit einigen Tagen Verzögerung auch erreicht. Die Arbeit der anderen wurde von jedem Teilnehmer gelesen und die Schwachpunkte erläutert.

Negativ war, dass wir uns erst zu spät mit der eigentlichen Präsentation unserer Arbeit auseinander gesetzt haben. Dies führte dazu, dass wir im Vertrauen auf die bisherige Zusammenarbeit, die Präsentation als eine Summe von Einzelstücken zusammengefügten. Es fehlte gerade in diesem Teil der Arbeitsphase ein Projektleiter, der die einzelnen Teile unserer Arbeit zu einer Präsentation umsetzen konnte.

Außerdem stellte sich heraus, dass wir zu harmonisch zusammengearbeitet hatten. Es fehlte in der Gruppe ein kritisches Korrektiv, welches dann später durch ein sehr eindeutig negatives Feedback nach der Präsentation ersetzt wurde.

Nach der Endpräsentation

Nachdem unsere Präsentation ein für uns sehr negatives Ergebnis erzielt hatte, trafen wir uns noch am Donnerstag, dem 3.2.2005 zu einem sehr kritischen Gruppentreffen, in dem die Fehler angesprochen wurden und nach Lösungsstrategien gesucht wurde. Anschließend an diese „Krisensitzung“ standen wir im täglichen Kontakt miteinander, primär per Email und Telefon. Da in der Krisensitzung beschlossen wurde, wie unsere nächsten Schritte auszusehen hätten, gab es täglich neue Ergebnisse, die Bewertet werden mussten.

Ergebnis

Vielleicht haben gerade unsere Gruppenmitglieder am Meisten aus diesem Projekt gelernt. Wir haben für uns zwei Punkte herausgefunden, die zwar schon vorher jedem klar, aber nicht in der Stärke bewusst waren.

1. Ein Produkt ist für den Kunden (Zuhörer, Zielkonsument) zu erst einmal so gut, wie die Präsentation dieses Produktes

2. Zuviel Harmonie kann die erfolgreiche Umsetzung eines Projektes verhindern

Teamspace

Wir haben Teamspace als ein sehr leicht und verständlich zu benutzendes Tool erlebt, welches insgesamt sehr ausgereift ist.

Teamspace verfügt über 11 Menüpunkte, die im Folgenden kurz bewertet werden sollen:

Pinnwand: Wir haben die Pinnwandfunktion kaum genutzt. Die Gruppenteilnehmer fanden es sinnvoller, den anderen Usern eine Email zu schreiben und Gedanken, Ideen oder Vorschläge entweder in der Email kurz anzureißen, oder aber in der Videokonferenz anzusprechen.

Nachricht: Die Menüleiste Nachricht haben wir sehr viel genutzt. Gerade wenn man die neu hochgeladenen Texte durchgelesen hatte, wollte man doch schnell Feedback geben. Eine wichtige Verbesserung wäre die Möglichkeit, Gruppen zu definieren. Wenn ein Gruppenmitglied eine Nachricht oder einen Text an die anderen Teilnehmer verschicken will, so spart es viel Zeit, dass nicht jedes Gruppenmitglied einzeln aus der langen Liste herausgesucht werden muss.

Diskussion: Gerade für kleine Gruppen haben wir keinen Nutzen in dem Diskussionsforum gesehen. Wenn es Probleme gab, so wurde dies durch ein Telefonat oder eine Email gelöst. Das Diskussionsforum könnte allerdings bei einer großen Teilnehmerzahl einen gewissen Nutzen schaffen.

Gästebuch: Der Menüeintrag Gästebuch erschien uns überflüssig. Wir konnten weder den Sinn, noch den zusätzlichen Nutzen erkennen.

Ideen: Der Menüpunkt Ideen ist eigentlich eine sehr interessante Möglichkeiten Ideen zu generieren. Durch den Ideenmodus findet eine Hilfe zur Ideengenerierung statt, die recht sinnvoll erscheint. Andererseits stellt sich die Frage, ob diese Funktion unbedingt in ein solches Tool integriert werden muss. Gerade bei der Ideengenerierung scheinen Workshops besser zu sein.

Aufgaben: Der Menüpunkt Aufgaben ist schon sehr wichtig, da er dafür sorgt, dass jedem Teilnehmer der Zeitplan des Projektes immer wieder vor Augen geführt werden kann. Da wir bereits einen Zeitplan in Papierform ausgearbeitet hatten, haben wir diese Funktion nicht genutzt, wir denken allerdings, dass er eine sehr gute Funktion darstellt.

Zeiten: Unsere Meinung nach ist dieser Punkt zwar theoretisch sinnvoll, aber in der Praxis doch nicht unbedingt nützlich. Denn der Aufwand für Einträge in diese Rubrik übersteigt dessen Nutzen, da eine genau Abgrenzung und Beschreibung des Zeitaufwandes, der Aufgaben und der Art der Tätigkeiten nur schwer zu erreichen ist.

Dateien: Diese Rubrik haben wir neben der Rubrik Nachrichten am meisten in Teamspace genutzt. Er stellt sicherlich ein absolutes Muss für jede Groupware dar.

Adressen: Der Menüpunkt Adressen ist hilfreich, gerade wenn man mit Mitglieder von anderen Gruppen kommunizieren will, deren Kontaktdaten aber nicht hat.

Kalender: Der Kalender diente uns vor allem zur Reservierung der Konferenzräume. Gerade bei knappen Ressourcen (Beamer, VC-Räume) ist dieser Zeitplan sehr sinnvoll.

Verwaltung: Dieser Menüpunkte wurde von uns gar nicht benutzt. Man sollte überlegen, ob man diesen überhaupt in der Menüleiste belässt, bzw. ob man ihn nur einer sehr begrenzten Zahl von Teammitgliedern (Projektleiter, Administrator) überhaupt zugänglich macht.

Layout insgesamt: Das Layout hat uns gut gefallen. Es ist sehr schlicht gehalten und übersichtlich gestaltet. Die Farbgestaltung mit Blau – Weiß wirkt nüchtern, aber angenehm. Die Menüpunkte sind insgesamt sehr sinnvoll angeordnet und bieten die jeweils erwarteten Funktionalitäten.

Zusätzliche Vorschläge: Uns reichten oft weniger Menüpunkte, als die in der Menüleiste angegeben. 11 Menüpunkte sind unserer Ansicht nach zuviel und nicht unbedingt notwendig. Gerade die Menüpunkte Pinnwand, Diskussion, Gästebuch und Verwaltung sind unserer Meinung nach verzichtbar bzw. sollte man ausblenden können. Es sollte also die Möglichkeit der Personalisierung der Menüpunkte, auch in ihrer Reihenfolgen, möglich gemacht werden.

Gesamtbenutzung von Teamspace durch die Projektgruppe:

Wir haben Teamspace vor allem am Anfang und zum Ende des Projektes benutzt. Anfangs luden wir unsere, im Internet gefundenen Texte, hoch. Da wir aber meistens über Buchtexte, die nicht in elektronischer Form vorhanden waren, sprechen mussten, stellte dieses Tool für uns keine allzu große Hilfe dar.

Im Januar hatten wir eine Reihe von Texten in elektronischer Form, allerdings handelte es sich meistens um von uns selber geschriebene Texte, so dass ein Versand per Email doch wesentlich einfacher war.

Gesamtbewertung: Teamspace ist ein sehr gutes Tool, welches allerdings für unser Projekt kaum eine Hilfe dargestellt hat. Es entfaltet seine Hauptnutzen sicherlich bei Projekten, in denen die User die Dateien und Informationen hauptsächlich in elektronischer Form vorliegen haben.